Verwendung der KZBV-/VDZI-konformen digitalen Rechnung

Der seit dem 01.01.2012 erforderliche digitale Datenaustausch der Zahnarztpraxen mit der KZV macht eine ebenso digitale Datenübertragung der Rechnungsdaten zwischen Labor und Praxis sinnvoll.
Beides erfolgt mittels eines mit/von der KZBV entwickelten Datensatzformates.

Selbstverständlich wird der neue elektronischen Datenaustausch auch von unserem Labor unterstützt.
Wir werden die Rechnungs-Daten per Mail an die Praxis senden.
In enger Zusammenarbeit mit den Praxen testen wir zur Zeit den Ablauf und versuchen, ihn bestmöglich zu optimieren. Die Beschreibung hier wird dann entsprechend angepasst.

Die KZV-Daten

Die für die Übertragung der Rechnungsdaten verwendeten XML-Dateien enthalten die Daten in elektronischer Form, also lesbar für die Praxissoftware.

Der Dateiname - beispielhaft „123456-007-ZE-001-1-3.xml“ - entspricht der generierten Auftragsnummer, die zur Weiterverarbeitung notwendig ist und nicht verändert werden darf.


Die Auftrags-Nummer/Auftrags-ID

Diese Auftrags-Nummer beziehungsweise Auftrags-ID setzt sich folgendermaßen zusammen, gezeigt an obigem Beispiel:

aktuell, seit 01.01.2013 alt, bis 31.12.2012
123456 Standortnummer der Praxis
007 Patientennummer
ZE Abrechnungsbereich (ZE, KFO, KB)
001 HKP-Nummer
1 lfd. Nummer zum Plan
3 Prüfziffer nach KZBV-Algorithmus
37 KZV-Nummer/-Bereich - hier z.B. Westfalen-Lippe
4713 Zahnarzt-Nummer/Praxisstempel/ABE-Nummer
1 lfd. Praxisnummer (bei mehreren Praxen)
007 Patientennummer
ZE Abrechnungsbereich (ZE, KFO, KB)
001 HKP-Nummer
1 lfd. Nummer zum Plan
3 Prüfziffer nach KZBV-Algorithmus

 

Ein Großteil der Auftragsnummer ist pro Praxis fix, muß also nur einmalig bekanntgegeben werden.
Die Prüfziffer wird automatisch von der Praxis-/Laborsoftware berechnet.

Pro Rechnung sind also nur wenige Daten zur Zuordnung anzugeben:

  • Patienten-Nummer
  • eventuell der Abrechnungsbereich (in der Regel "ZE")
  • HKP-Nummer inklusive der lfd. Nummer

Zu Beginn werden wir dies mit einer kleinen Ergänzung zu den auch bisher verwendeten Auftragszetteln lösen.

Zwischen Praxis und Labor kann optional eine zusätzliche PDF-Datei mitgesendet werden, die die Rechnung in für den Menschen lesbarer Form enthält.


Ablauf

  1. Die Praxis vergibt einen Auftrag inklusive der KZV-Auftrags-Nummer an das Labor
  2. Das Labor schickt nach Fertigstellung eine Mail mit der Rechnungsdatei unverschlüsselt oder verschlüsselt an die Praxis
  3. Die Praxis empfängt die Mail und speichert die als Anhang beigefügte Datei auf der Festplatte
    • entweder in einem beliebigen - leicht wiederzufindenden - Ordner
    • oder direkt in dem Eingangsordner der Praxisverwaltungssoftware - wenn vorhanden
  4. Falls in der Praxis aus Sicherheitsgründen der Internet-PC nicht mit dem PC für die Praxis-Software identisch ist,
    muss die Rechnungsdatei noch auf zweiteren übertragen werden
  5. Die Praxisverwaltungssoftware kann nun die Rechnungsdaten einlesen und weiterverarbeiten

Verschlüsseln? Ja bitte!

XML-Dateien sind technisch normale Textdateien. Damit sind sie für jedermann „lesbar“.
Eine offene Übertragung von lesbaren Dateien mit sensiblen Inhalten ist aber weder sinnvoll noch wünschenswert.

Aus diesem Grund bieten wir unseren Zahnärzten an, den Versand dieser Dateien verschlüsselt durchzuführen.

Eine erhöhte Sicherheit erfordert leider einen etwas erhöhten Aufwand bei der technischen Einrichtung.
Sollte es für Sie, den Empfänger, zu Beginn noch nicht möglich sein, verschlüsselte Daten zu verarbeiten, werden wir selbstverständlich gemeinsam eine Lösung finden.

Und wie verschlüsseln?

Zur Verschlüsselung der KZV-Daten bieten sich in diesem Umfeld zwei Möglichkeiten an:

  1. eine generelle Verschlüsselung von Mails (Stichwort GPG)
  2. eine speziell auf die benötigte Anwendung angepasste Verschlüsselung

Möglichkeit 1: Mail-Verschlüsselung per GPG

Diese Lösung ist etwas aufwändiger in der Installation und Konfiguration, aber auf Dauer wohl leichter handhabbar.
Sie ist in gewissem Sinne standardisiert.

Außerdem steht nach einmaliger Einrichtung die Verschlüsselungs-Infrastruktur dann generell bereit und kann bei Bedarf auch für anderen Mail-Verkehr verwendet werden.

Bei Interesse helfen wir gerne weiter. Sprechen Sie uns einfach an.


Möglichkeit 2: Verschlüsselte SVQ-Datei, eine Lösung der Firma Datext

Dieser Ansatz ist ganz (und nur) auf die KZV-Daten zugeschnitten.
Aus der offenen XML-Datei wird eine verschlüsselte SVQ-Datei erzeugt, die dann verschickt wird.

Diese Funktion ist Teil der von uns eingesetzten Dentalsoftware DS-MakroLab-Plus der Firma Datext.

In der Zahnarztpraxis kann die empfangene (SVQ-)Datei dann auf dem PC abgespeichert und weiterverarbeitet werden.

Zur Entschlüsselung auf Empfängerseite stellt die Firma DATEXT kostenlos eine Software zur Verfügung.
Zum Herunterladen ist nur eine kurze Registrierung erforderlich.

Voraussichtlich ist dieser Weg - zumindest zu Beginn - der einfachere.
Wir haben zu Ihrer Unterstützung eine ausführliche Beschreibung erstellt.

Auch hier gilt: Sollten Sie Fragen zu dieser Art des Datenaustausches mit unserem Labor haben, sprechen Sie uns bitte an.
Bei technischen Fragen zur SVQ-Verschlüsselung selbst kann Ihnen die Firma Datext weiterhelfen.